La Chine est devenue un pays incontournable dans le domaine du business international.

De plus en plus d’entreprises s’y déplacent chaque année pour des voyages d’affaires. Et un tel périple, ça s’organise !

Entre les formalités administratives, les réservations d’hôtels, les rencontres avec les fournisseurs et la gestion du choc culturel, un déplacement professionnel dans l’Empire du milieu ne doit pas être pris à la légère.

Découvrez comment préparer un voyage d’affaires en Chine !

Bien préparer son itinéraire

Avant le départ, vous devez préparer votre itinéraire. Comme vous le savez, la Chine est un pays immense, et bien que la plupart des grandes villes soient situées sur la côte Est, les distances restent importantes. Comptez par exemple 4 h 30 avec le train le plus rapide pour aller de Pékin à Shanghai. Grâce à une bonne organisation, vous perdrez moins de temps dans les transports, et vous pourrez le consacrer à vos clients et fournisseurs.

Par ailleurs, je vous conseille de prendre le train plutôt que l’avion. Le train à grande vitesse (高铁 gaotie) est souvent plus rapide et moins soumis aux retards que les avions. Plus besoin de courir jusqu’à l’aéroport pour finalement arriver en retard à cause d’un taxi qui vous a fait faire le tour de la ville afin d’augmenter la note (oui, c’est du vécu ;)). Et ne parlons même pas des check-in à rallonge dans les aéroports chinois…

Je vous recommande également d’imprimer les informations concernant votre itinéraire (personnes de contact, billet de train, adresse d’un salon spécialisé, etc.) en anglais et en caractères chinois. Vous pourrez ainsi toujours demander l’aide des locaux en cas de besoin. N’oubliez pas que la plupart des Chinois ne parlent pas anglais !

Prendre contact avec ses homologues chinois à l’avance

Pour que votre voyage d’affaires se déroule au mieux, je vous conseille d’envoyer personnellement un mail ou un message Wechat aux personnes de contact importantes. Les relations sont très importantes en Chine et il est donc essentiel de faire bonne impression avant même votre arrivée. Vous prendrez ainsi une longueur d’avance sur vos concurrents et vous ferez de meilleures affaires !

S’occuper de l’administratif

Passeport

Pour partir en Chine, vérifiez que votre passeport soit valable au moins 6 mois après la date de sortie de Chine. Munissez-vous également d’une photocopie de bonne qualité que vous pourrez utiliser en cas de perte ou de vol.

Visa d’affaires M ou F

Il existe deux types de visa d’affaires pour partir en Chine. Le visa M est destiné aux personnes invitées par une société chinoise. Le visa F est quant à lui destiné aux personnes qui voyagent dans le cadre d’un salon, d’une exposition ou d’un autre événement spécifique.

Pensez également à demander votre visa au moins une semaine à l’avance afin d’être sûr de le recevoir à temps. Pour obtenir un visa business, vous devez avoir une lettre qui mentionne les coordonnées complètes de l’entreprise chinoise, ainsi que quelques données vous concernant.

Prévoyez également les documents suivants :

  • formulaire de demande V.2013 ;
  • billets d’avions (au moins un aller simple) ;
  • preuve d’hébergement ;
  • preuve de ressources financières ;
  • licence de l’entreprise vous invitant.

Penser à la communication : téléphone, internet et VPN

Pour un voyage d’affaires, je vous conseille de prendre une carte SIM d’un opérateur Télécom chinois. Vous pourrez en acheter une sur place, à l’aéroport ou dans une boutique de téléphonie. Notez que les Chinois communiquent presque exclusivement sur Wechat, et non pas par téléphone ou e-mail. Bien qu’il y ait de la Wifi presque partout dans le pays, je vous conseille donc de choisir un plan tarifaire avec de la 4G en suffisance. Vous serez ainsi sûr de pouvoir contacter les entreprises chinoises facilement.

En Chine, tous les sites ne sont pas accessibles. C’est pourquoi il est indispensable d’investir dans un bon VPN ! Je vous déconseille les VPN gratuits, qui sont généralement très lents et qui ne permettent pas de contourner toutes les interdictions. Pour quelques euros par mois, vous pouvez avoir un très bon VPN qui vous permettra d’avoir accès à Whatsapp, Facebook, Gmail et Google. Indispensable pour un voyage d’affaires !

👉À lire aussi : Les meilleurs VPN pour la Chine (Recommandations)

Trouver un logement pour préparer son voyage d’affaires en Chine

Pendant les grands congrès, foires ou salons, les hébergements se remplissent très vite. Il est donc important de réserver ses chambres bien à l’avance pour éviter les mauvaises surprises une fois sur place. Pendant votre voyage d’affaires, vous aurez besoin de bien vous reposer entre vos différents rendez-vous. Il est donc important de choisir un hôtel confortable et proche des bureaux dans lesquels vous devrez vous rendre.

Je vous conseille la chaîne d’hôtels 如家, et en particulier leurs établissements « Home Inn Plus » qui sont parfaits pour des business trip. Il y en a beaucoup et le service est toujours excellent !

Préparer ses bagages pour un business trip

Préparer sa valise pour un voyage d’affaires peut s’avérer quelque peu stressant. Il ne faut rien oublier ! Pour vous aider, voici un petit tour d’horizon des choses à mettre dans ses bagages !

Les papiers administratifs

On n’oublie pas son passeport, le visa, les documents de l’assurance, les ordonnances médicales, les billets de train ou d’avion, les réservations d’hébergement, ainsi que les coordonnées et adresses de ses contacts chinois.

Des vêtements élégants

En Chine, le style vestimentaire est très important lors de rendez-vous professionnels. Ne pensez pas rencontrer un client important en jeans et en baskets, ça pourrait être assez mal pris par votre homologue chinois. Alors, on met dans sa valise des chaussures et des vêtements élégants pour son voyage d’affaires !

Des renminbi et une carte de crédit

Je vous conseille de prendre du liquide (en renminbi, la monnaie chinoise) avec vous pour les petites dépenses (nourriture, taxi). En effet, en Chine, il n’est pas toujours possible de payer par carte. Un autre moyen de paiement très répandu est Wechat. Eh oui, cette messagerie permet également de faire des versements ! Prenez aussi une carte de crédit pour retirer de l’argent sur place en cas de besoin.

Des cadeaux

Les Chinois aiment que leurs homologues français leur rapportent des cadeaux typiques de chez eux. Retenez qu’en Chine, la hiérarchie est très importante. N’offrez donc pas le même cadeau à tout le monde. Cela risquerait d’être mal vu… Réservez le plus gros cadeau à la personne la plus importante.

Mais que pouvez-vous donc offrir ?

  • Un objet qui va de pair (exemple : des gants) pour symboliser l’harmonie.
  • Un produit de marque française pour renvoyer une image de luxe (exemple : un parfum, un carré de foulard).
  • Un stylo (Mont Blanc ou Cartier par exemple) pour célébrer la signature d’un contrat.
  • Une bouteille d’alcool (un bon vin français, une bouteille de cognac, etc.) sera très appréciée.

Les horloges et les montres sont à proscrire, car « offrir une pendule » et « offrir ses derniers respects » ont presque la même prononciation en chinois.

La checklist ultime des choses à ne pas oublier dans sa valise

Je ne peux pas lister tout ce qu’il faut mettre dans sa valise pour partir en Chine dans cet article, ça serait bien trop long. Mais toutes ces informations sont réunies dans la check-list ultime des choses à ne pas oublier pour un voyage dans l’Empire du Milieu. Téléchargez et imprimez cette liste afin de pouvoir vérifier que vous avez bien pensé à tout pour votre voyage d’affaires !

Apprendre la langue chinoise

Saviez-vous que la plupart des Chinois ne parlent pas anglais ? Si vous ne connaissez pas au moins un peu la langue chinoise, il vous sera difficile de vous débrouiller au quotidien. Je vous conseille d’apprendre au moins les phrases de base pour savoir commander un plat ou demander votre chemin.

Sinon, vous pouvez toujours utiliser des applications de traduction, comme Google Trad ou Pleco. Ces applications ne vous permettront pas d’avoir des conversations en mandarin, mais seront néanmoins utiles pour vous débrouiller dans la vie de tous les jours.

Pour les rencontres professionnelles, certains collaborateurs chinois haut placés parleront anglais. Cependant, la maîtrise du mandarin facilitera grandement vos échanges. Cette compétence sera également très appréciée, car elle montrera votre respect et votre sérieux. Vous pourrez ainsi participer à des dîners d’affaires et consolider vos relations avec vos partenaires chinois.

Si vous ne parlez pas mandarin, vous pouvez éventuellement prendre contact avec un interprète pour vous aider lors de vos rendez-vous d’affaires ou vos visites d’usines. Il pourra également vous conseiller sur les meilleures manières d’agir et de réagir dans le cadre du business en Chine. Un bon moyen de se faire bien voir !

Connaître les us et coutumes du monde des affaires chinois

En dehors des formalités administratives et de la maîtrise de la langue chinoise, un autre point est également très important dans la préparation de votre voyage d’affaires en Chine. Vous devez maîtriser les us et coutumes du pays. Et croyez-moi : les chinois sont très à cheval sur le relationnel et sur leurs traditions. Alors, pour éviter les faux pas, suivez les conseils mentionnés ci-dessous.

La face

La « face », ou « mianzi » en chinois, est un principe qui consiste à sauver les apparences lors d’un échange. Ce principe est au cœur des négociations en Chine ! C’est pourquoi vous devez absolument le comprendre pour éviter tout malentendu lors de votre voyage d’affaires. Vous devrez donc vous assurer d’avoir la délicatesse de ne jamais mettre votre interlocuteur dans l’embarras.

Pour préserver la face de votre interlocuteur, vous pouvez respecter les conseils suivants :

  • respectez-le ;
  • soyez ponctuel ;
  • saluez en premier le responsable, puis les personnes qui l’accompagnent ;
  • évitez les conflits, si besoin communiquez de manière indirecte ;
  • faites preuve de délicatesse dans vos réponses ;
  • utilisez l’humour pour paraître plus sympathique.

👉À écouter : Converser avec des chinois – Comprendre le concept de face en Chine

Les guanxi

Les relations personnelles (guanxi) sont essentielles à la réussite commerciale en Chine. Pour faire sa place sur le marché chinois, vous devez vous créer un réseau. Pour cela, vous devrez très certainement participer à des dîners d’affaires, qui impliquent beaucoup d’alcool et de « ganbei » (cul-sec). Petit conseil : si vous trinquez avec une personne hiérarchiquement plus haute que vous, placez votre verre plus bas que le sien en signe de respect. Pour entretenir la relation, faites preuve de petites attentions. Vous pouvez par exemple offrir un petit cadeau ou prendre des nouvelles de vos homologues en mandarin.

👉À écouter : Faire des affaires en Chine – Comprendre le concept de Guanxi

La bise

Ne faites surtout pas la bise à vos collaborateurs chinois lors de votre voyage d’affaires ! En Chine, on dit bonjour avec une bonne poignée de main. Pour respecter une personne hautement placée, serrez-lui la main moins fort.

La hiérarchie

Vous l’aurez compris tout au long de cet article : la hiérarchie est fondamentale dans la culture chinoise. Prenez le temps de comprendre la position hiérarchique des personnes avec lesquelles vous faites affaire afin de leur montrer votre respect.

Quelques conseils supplémentaires

  • Présentez votre carte de visite avec les deux mains.
  • N’interrompez jamais quelqu’un qui parle.
  • Ne vous servez pas de votre téléphone pendant les négociations.
  • Participez à des repas d’affaires.

Pour en savoir plus sur la culture chinoise afin de bien préparer votre voyage d’affaires en Chine, découvrez ce guide sur les traditions de l’Empire du milieu.

👉 À lire aussi9 erreurs à ne pas faire pendant un repas d’affaires en Chine

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